BWA mit ChatGPT & Co. auswerten, ohne Klientendaten preiszugeben

Das Problem: Die KI könnte es in Minuten, darf aber nicht

Vor dem Gespräch zum Jahresabschluss gehen Sie die Zahlen Ihrer Klienten durch: die BWA (betriebswirtschaftliche Auswertung), die Summen- und Saldenliste, die offenen Posten. Sie suchen Auffälligkeiten und notieren Fragen. Das kostet pro Klient einen halben Nachmittag und vor allem Nerven, denn Sie wissen: Die stärkste KI Ihrer Wahl, etwa ChatGPT, Claude, Gemini oder jedes andere Modell, erledigt das in wenigen Minuten.

Die Versuchung ist groß, die Unterlagen einfach hochzuladen. Doch Sie dürfen es nicht: In den Unterlagen stehen Namen, Firmenbuchnummer, UID und IBAN. Diese Daten gehören nicht auf die Server eines fremden Anbieters.

Also bleibt die Arbeit von Hand, oder Sie schwärzen die Unterlagen vorher, was ebenfalls Stunden kostet.

Die Lösung: erst pseudonymisieren, dann auswerten

Die KI sieht, dass eine Rechnung über 54.000 EUR seit 33 Tagen offen ist, aber nicht, bei wem. Ihre Antwort enthält dieselben Platzhalter, und das Werkzeug setzt danach die echten Namen wieder ein.

Wichtig für die BWA: Namen, Firmen, Kennnummern und Daten werden ersetzt, Beträge und Prozente bleiben unverändert. Sonst kann die KI nicht rechnen. Worauf Sie dabei beim Werkzeug achten müssen, steht weiter unten.

Ein Beispiel: Was die KI aus BWA und offenen Posten herausholt

Die Geschäftsführerin einer Handels-GmbH, Ihre Klientin, schickt im Oktober vor dem Gespräch ihre Unterlagen: die BWA von Jänner bis September, die Summen- und Saldenliste, die offenen Posten, einige Kontoblätter und eine E-Mail. Darin bittet sie um „eine kurze Gesprächsagenda und eine Liste der offenen Fragen“.

Verglichen mit Jänner bis September des Vorjahres ist der Umsatz um 12,4 % gestiegen, das Ergebnis vor Steuern aber um 87,5 % gefallen, von 61.650 EUR auf 7.700 EUR. Und eine Rechnung über 54.000 EUR an einen Hotelbetrieb ist seit 33 Tagen überfällig.

Woran liegt das? Von Hand heißt das: Konten vergleichen, Kontoblätter lesen, nachrechnen. Die KI liefert in Minuten:

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  Die Marge ist geschrumpft. Der Wareneinsatz stieg um 17,1 %, stärker als der Umsatz. Der Rohertrag sank von 52 % auf 50 % des Umsatzes. Von Hand: Umsatz und Wareneinsatz beider Jahre gegenüberstellen und nachrechnen.
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  Drei Kosten sind stark gestiegen. Kfz-Aufwand (+58 %), Reise- und Fahrtkosten (+68 %) und Beratungskosten (+46 %), zusammen 49.500 EUR mehr. Von Hand: jedes Kostenkonto mit dem Vorjahr vergleichen.
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  Ein Teil davon kommt nicht wieder. In den Beratungskosten stecken eine Vertriebsberatung, Vertriebsunterlagen und eine Sicherheitsprüfung, zusammen 36.000 EUR. Von Hand: das Kontoblatt Buchung für Buchung lesen.
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  Eine Rechnung wiegt schwer. Die überfällige Rechnung ist 27 % aller offenen Forderungen. Von Hand: die offenen Posten summieren.
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  Eine Frage bleibt offen. Die Leasingrate für das zweite Firmenfahrzeug blieb gleich, trotzdem ist eine Rechnung der Leasingfirma über 35.000 EUR offen. Welcher Vertrag steckt dahinter? Von Hand: Kontoblatt und offene Posten gegeneinander lesen.

Daraus schreibt die KI Agenda und Fragenliste. Sie prüfen und ergänzen, statt bei einem leeren Blatt zu beginnen.

So werten Sie die BWA mit KI aus, ohne Namen preiszugeben

Ein Auszug aus der E-Mail und den offenen Posten, links das Original, rechts der Text für die KI:

Damit die KI mit diesem Text gut arbeitet, muss das Werkzeug drei Dinge können:

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  Es geht überhaupt: Beträge und Prozente bleiben unverändert, während Namen, Firmen, UID und IBAN ersetzt werden.
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  Es geht für alle Beträge auf einmal: eine Einstellung für alle Beträge, nicht eine Freigabe pro Betrag. Eine BWA enthält Hunderte Zahlen; einzeln freigeben kostet wieder Stunden.

3. Harmlose Wörter stehen lassen. „Geschäftsführerin“ oder „33 Tage“ verraten niemanden. Die KI braucht sie aber, um den Text zu verstehen.

Welcher Weg passt zu Ihrer Kanzlei?

Pseudonymisieren ist nicht der einzige Weg, KI mit Klientenunterlagen zu nutzen. Kanzleien wählen heute zwischen fünf Wegen, und jeder hat seine Stärke. Zwei Fragen trennen sie: Bleiben die Klientendaten in der Kanzlei? Und arbeitet die stärkste KI mit?

Den letzten Weg halten wir für den besten. Deshalb haben wir dafür den Pseudomat entwickelt, ein Gerät, das in Ihrer Kanzlei steht:

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  Daten bleiben in der Kanzlei: Klientendaten werden ausschließlich im Gerät verarbeitet, hinaus geht nur Text mit Platzhaltern.
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  Pseudonymisiert ohne Internet: Das Sprachmodell für die Erkennung läuft im Gerät und lädt nichts nach.
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  Immer die neueste KI: Die Auswertung macht die Cloud-KI Ihrer Wahl. Erscheint eine neue Version, nutzen Sie sie sofort.
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  Veraltet nicht: Das Gerät hat nur eine Aufgabe: Angaben finden und ersetzen. Die ändert sich mit neuen KI-Modellen nicht, darum brauchen Sie dafür weder neue Hardware noch Modell-Updates in der Kanzlei.
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  Ein Gerät für die ganze Kanzlei: Mehrere Personen arbeiten gleichzeitig, jede sieht nur ihre eigenen Akten.

So läuft die Vorbereitung dann ab

1. Unterlagen ins Werkzeug laden: BWA, Summen- und Saldenliste, offene Posten, Kontoblätter, E-Mail.
2. Prüfen, was hinausgeht: Sie sehen genau den Text, den die KI bekommt. Jede ersetzte Stelle ist markiert.
3. Text an die KI geben: Sie kopieren ihn in die stärkste KI Ihrer Wahl, etwa ChatGPT, Claude, Gemini oder jedes andere Modell, und bitten um Agenda und Fragenliste.
4. Antwort zurückholen: Sie kopieren die Antwort ins Werkzeug, die Platzhalter werden wieder zu den echten Namen.

Ihre Zeit geht in die Frage, was Sie der Geschäftsführerin für 2027 raten, nicht in das Zusammensuchen der Zahlen.

Was der Pseudomat dafür mitbringt

Im Ablauf von oben übernimmt der Pseudomat das Pseudonymisieren und das Zurücksetzen. Klientendaten werden ausschließlich im Gerät verarbeitet, hinaus geht nur Text mit Platzhaltern.

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  Sie legen fest, was ersetzt wird: für eine ganze Art von Angabe auf einmal, etwa alle Beträge unverändert und alle Namen ersetzt. Die Einstellung gilt wahlweise für ein Dokument, einen Akt, einen Klienten oder alle Ihre Dokumente, also auch für jede künftige BWA dieses Klienten.
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  Ein Platzhalter über alle Unterlagen: Derselbe Kunde heißt in E-Mail, Liste und Kontoblatt gleich.
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  Harmlose Wörter bleiben stehen: Rollen wie „Geschäftsführerin“ und Fristen wie „33 Tage“.
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  Sie sehen, was hinausgeht: Jede ersetzte Stelle ist farbig markiert.
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  Setzt zurück: Die Antwort der KI bekommt die echten Namen.

Fragen zu Ihren Unterlagen? Franz Kopp, Jurist, begleitet bei uns die Kanzleien.